5 πράγματα να προσέξεις στέλνοντας ένα επίσημο mail

Εργαζόμενοι και επαγγελματίες. Χάος εργασιακό, αμέτρητες ευθύνες και υποχρεώσεις. Καταιγισμός email που έχουν γίνει πλέον το απαραίτητο εργαλείο μας. Και είναι ίσως από τα συχνότερα πράγματα κατά τη διάρκεια της επαγγελματικής μας ημέρας, η γραφή και η αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σύμφωνα με πρόσφατες στατιστικές, αποστέλλονται περίπου 89 δισεκατομμύρια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθημερινά από επιχειρήσεις. Αντιλαμβάνεστε το νούμερο; Επίσης θα πρέπει να ξέρετε πως περίπου το ένα τέταρτο της επαγγελματικής μας ημέρας αναλώνεται στην αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Και φυσικά για να καταφέρουμε να βάλουμε τάξη σε όλο αυτό το χάος μας και να είμαστε ευχαριστημένοι με το προφίλ μας στον επαγγελματικό τομέα θα πρέπει να γνωρίζουμε και πώς να το κάνουμε σωστά. Η σύνταξη, η αποστολή ενός, ή η απάντηση σε ένα επαγγελματικό mail αποτελεί πια τέχνη, δεδομένου πως είναι το μέσο εκείνο που χρησιμοποιούμε. Μέσα σε λίγες σειρές θα πρέπει να αναδείξουμε και να αναφέρουμε όλα εκείνα για τα οποία το προορίζουμε. Και φυσικά υπάρχουν απαγορευτικά σημεία τα οποία θα πρέπει να είναι και τα στάνταρ· οι  κανόνες για την επιτυχία των μηνυμάτων μας. Γι’ αυτή την επιτυχία και τη θετική ανταπόκριση των μηνυμάτων, παρακάτω βλέπουμε 5 πράγματα προς αποφυγή.

1. Ξεχάστε το προσωπικό ύφος

Φράσεις τύπου «Έλα bro», «Γεια, πώς πάει», «Καλημέρα παιδιά» το διαγράφουμε κι από το μυαλό μας ακόμα. Δε μιλάμε στους φίλους μας, δεν κάνουμε χαβαλέ στην ομαδική με την παρέα μας. Το ύφος μας είναι αυστηρά προσωπικό με ανάλαφρη διάθεση. Μείνετε στο «Καλημέρα σας» ή στο «Αγαπητέ Κύριε ή Κυρία». Σκεφτείτε πως αυτός που θα σας διαβάσει δε σας γνωρίζει και θα πρέπει να τού δημιουργήσετε την αίσθηση του σεβασμού και της προσοχής για την ανάγνωση του emaiI σας. Θεωρείτε αυτονόητος ο πληθυντικός αριθμός και η σωστή ορθογραφία των λέξεων. Δε γράφουμε ποτέ κεφαλαία ακόμη κι αν θέλουμε πραγματικά να ουρλιάξουμε από αγανάκτηση. Διαβάζουμε και ξαναδιαβάζουμε το μήνυμά μας, μέχρι την τελική αποστολή του.

2. Απαγορευτικό στα σημεία στίξης

Γράφουμε απλά λιτά και περιεκτικά. Δε γεμίζουμε το κείμενο με θαυμαστικά, αποσιωπητικά και δε στέλνουμε όλα τα emojis που έχει το σύστημά μας. Για την ακρίβεια δε χρησιμοποιούμε κανένα από αυτά. Δεν είναι και το καλύτερο να διαβάζουμε μια επαγγελματική επιστολή και να εμφανίζονται μπροστά μας φατσούλες με γελάκια ή χεράκια που σχηματίζουν το σχήμα της νίκης. Και ναι, μπορείτε να κερδίσετε, αλλά αυτό θα γίνει δείχνοντας τον επαγγελματισμό σας μέσω της γραφής σας. Επίσης δε χρησιμοποιούμε περίεργες γραμματοσειρές γιατί μάς αρέσουν στο μάτι, ούτε άλλο χρώμα γραφής εκτός από το αυστηρά μαύρο. Το ξέρω πως θέλετε να έχει χρώμα η ζωή σας, αλλά κρατήστε την παλέτα για τους φίλους σας.

3. Δώστε ύφος κι όχι υφάκι       

Ο στόχος σας είναι να κερδίσετε τον αποδέκτη του μηνύματός σας. Ένα ξύλινο σκληρό μήνυμα με υφάκι υπερβολής ή και δηλωμένης ανωτερότητας θα φέρει αντίθετο αποτέλεσμα. Επανεξετάστε το ύφος. Να είστε σοβαροί, αλλά φιλικοί. Να ξέρετε πως δε σας βλέπει ο άλλος. Είναι σημαντικό λοιπόν να δημιουργήσετε μια σύνδεση με τον αποδέκτη. Να τον προκαλέσετε να συνεχίσει να σάς διαβάζει. Ο καλύτερος τρόπος για να εκθέσετε το ταμπεραμέντο σας είναι ένα email που εμπεριέχει αυστηρά τους τύπους ευγενείας.

4. Ώρα αποστολής μηνυμάτων λογική και όχι μεταμεσονύχτια       

Κι αντιλαμβάνομαι πως μπορεί να έχουμε οίστρο και έμπνευση και να διαθέτουμε τον επαγγελματισμό μας και στις 2 τα μεσάνυχτα, αλλά αυτό δεν σημαίνει πως θα το κοινοποιήσουμε. Διότι να είστε να σίγουροι πως θα το προσέξουν, οπότε κινδυνεύετε να χαρακτηριστείτε εμμονικοί ή και εργασιομανείς. Όλα με μέτρο και στα πλαίσια της λογικής λοιπόν. Το συντάσσουμε και το αποστέλλουμε μία φυσιολογική ώρα.

5. Αυστηρό επαγγελματικό όνομα ηλεκτρονικής διεύθυνσης     

Δε στέλνουμε μήνυμα από διεύθυνση τύπου sexypeople@yahoo.gr. Και ωραία να είναι η προσωπική σας- δεν ενδιαφέρει κανέναν πώς τη χρησιμοποιείτε, αλλά φαντάζεστε να τη χρησιμοποιήσετε για επαγγελματική χρήση; Σέξι και γλυκούλι, αλλά επικίνδυνο. Μπορείτε να φτιάξετε μια αυστηρά επαγγελματική ηλεκτρονική διεύθυνση την οποία και θα χειρίζεστε. Προσοχή στην ορθή χρήση προς αποφυγή μπερδέματος.

Με έναν δικό σας ιδιαίτερο τρόπο μπορείτε να εκφράσετε επιχειρήματα και σκέψεις συντάσσοντας ένα επαγγελματικό μήνυμα. Να ξέρετε πως έχετε έναν αποδέκτη τον οποίο πρέπει να πείσετε, να εντυπωσιάσετε, να καταφέρετε να κερδίσετε θετικές εντυπώσεις. Να κατανοήσει τα γραφόμενά σας και να πειστεί με τη γραφή σας. Να θυμάστε απλώς τα βασικά. Προχωρήστε χωρίς να φοβάστε τίποτα. Καλή σας επιτυχία!